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住所変更を会社に届け出るタイミングと伝え方|忘れるとどうなる?

住所変更を会社に届け出るタイミングと伝え方|忘れるとどうなる?

引っ越しの際にはいろいろな届け出が必要になります。そのうちのひとつが会社への住所変更の届け出でしょう。引っ越しをすると会社に対して住所変更届の提出が必要といわれていますが、なぜでしょうか?また、届け出を怠るとどうなるのでしょうか?

この記事では、会社への住所変更の届け出が必要な理由や伝え方、よくある疑問について、順番にご説明していきます。

会社に住所変更の届け出が必要な理由と伝え方

会社に対して住所変更の届け出が必要な理由とは、何でしょうか。また、会社にはいつどのように伝えると良いのでしょうか。順番にご説明していきましょう。

会社に住所変更の届け出が必要な理由

会社が税金、社会保険料の手続きを代行しているため

会社は従業員の給料から住民税を天引きしており、住所によって税金の納付先が異なるため、住所変更の手続きが必要です。

また所得税についても、源泉徴収票には現住所を記載しなければなりません。同じように、健康保険、厚生年金保険などの社会保険料や雇用保険料の納付についても、会社は従業員の住所変更手続きをおこなう必要があります。
国民年金の場合、マイナンバーと基礎年金番号がひもづいている従業員については、会社は住所変更届を届け出なくても良いことになっています。住所変更の届け出の理由は住民票の異動に関する情報を日本年金機構が取得するためとなっています。マイナンバーとひもづいている場合は日本年金機構が会社を経由せずに住所変更の情報取得が可能になり、年金事務所への届出は不要となります。

通勤手当の支給を適切に受けるため

次の理由は、通勤手当の支給のためです。引っ越しにより通勤経路が変わると、交通費も変わることが多いため、住所変更の届け出が必要になります。もしも交通費が安くなっても住所変更を申請していない場合、通勤手当を不当に多く受け取る結果となってしまいます。その場合、会社から超過分の交通費の返還を求められたり、処分を受けたりする可能性が出てきますので注意しましょう。

緊急時の安否の連絡・確認に必要なため

また、緊急時の安否連絡や確認のためにも新住所が必要となります。例えば大きな災害が起きた場合や、無断欠勤が続いている場合など、住所変更手続きがされていないと安否の確認ができなくなってしまいます。電話やコミュニケーションアプリで連絡が取れない場合も考えられるため、会社が従業員の現住所を把握しておくことは安否確認の重要なポイントとなります。

就業規則に違反するため

他に考えられる住所変更の届け出の理由として、就業規則への違反があります。住所に変更が生じたときは、速やかに記入し届け出るよう就業規則に記載されていることがあります。就業規則に従わないと、処分を受ける可能性が出てきますので注意しましょう。

会社への住所変更の伝え方とタイミング

では次に、会社への住所変更の伝え方やタイミングについてご説明していきます。住所変更は総務部・人事部などの担当部署に報告するようにしましょう。所定の書類などがある場合はそれに従い、住所の変更と通勤方法(経路)の変更を届け出ます。
報告の時期としては、引っ越し予定日・場所が決まったら早めに伝えたほうが良いでしょう。引っ越し前のほうが通勤定期の切り替えがスムーズになります。

住所変更を会社に届け出るときのよくある疑問

次に、住所変更を会社に届け出る際によくある疑問について、順番にお答えしていきましょう。

引っ越しは上司・同僚に先に報告すべき?

上司には対面で報告しておくほうが良いでしょう。直前の報告を嫌がる上司もいますし、職場によっては上司から総務に届け出る場合もあります。報告の際、新居の詳細な住所を教える必要はありません。例えば「6月から新宿に住むことになりました」などの情報にとどめておいても大丈夫です。

引っ越し先の住所をオープンにしたくない場合は?

引っ越し先の住所をオープンにしたくない場合はどうすればよいでしょうか。例えば同僚や上司を含む他の社員からストーカーの被害を受けたことがある場合はどう対応すべきでしょうか。そのような理由で引っ越し先の住所をオープンにしたくない場合でも、会社には住所の変更を届け出なければなりません。
その場合、総務部に事情を説明して個人情報管理の徹底をお願いしましょう。会社には、従業員の個人情報を適正に管理する義務があります。

引っ越し時に必要な住所変更手続きを一括でできる「引越れんらく帳」

会社に住所変更を伝える理由や伝え方、よくある疑問について順番にご説明してきました。それ以外にも、引っ越しの際は電気やガスといったライフラインの住所変更なども必要になります。
最後に、引っ越しに関連する面倒な手続きを一括でできる「引越れんらく帳」のサービスについてご紹介しましょう。

「引越れんらく帳」の特徴

「引越れんらく帳」は、引っ越しに伴う必要な住所変更手続きを一括でできるサービスです。電気やガス、水道については、住所変更とともに停止・開始手続きもまとめておこなうことができます。他にNHK、宅配業者、インターネット、新聞、クレジットカードなどの提携会社などの各種変更についても、まとめて新住所への更新手続きが可能です。

会員登録後、現住所と引っ越し先の住所を入力しましょう。会員登録は無料です。入力後、手続き可能な電力会社、ガス会社、水道局などが表示されます。

「引越れんらく帳」を活用するメリット

「引越れんらく帳」の大きなメリットは、何度も氏名を含む個人情報を入力するわずらわしさがなく住所変更手続きが完了する点にあります。24時間対応なので、日中忙しくて時間がない人も安心。手続きの進捗がわかりやすく、アラート機能もあるため抜け漏れなく手続きを行えます。申し込み後の状況も確認することができます。

「引越れんらく帳」で引っ越しの準備や手続きを楽に

会社に住所変更の届け出が必要な理由と伝え方、そのタイミングや、よくある疑問についてご説明しました。

引っ越しの際は、さまざまな手続きが必要とされます。「引越れんらく帳」のサービスを利用するとライフラインやその他の住所変更を一括管理でき、何度も新住所を記入する必要がなく非常に便利です。手続き方法も至って簡単。忙しい引っ越しの準備や手続きを少しでも楽にできるよう、ぜひこの便利なサービスをご活用ください。

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