引っ越したら会社に報告する？届け出が必要な理由は？住所変更の報告タイミングと伝え方を解説

• 会社が社会保険料・税金の手続きを代行しているため
• 通勤手当の支給を適切に受けるため
• 緊急時の安否の連絡・確認に必要なため
• 就業規則に違反するため

会社が社会保険料・税金の手続きを代行しているため

会社は、従業員の健康保険、厚生年金保険などの社会保険料や税金の納付を代行しており、住所変更が生じた場合は速やかに手続きを行う必要があります。そのため、従業員は引っ越しの際住所変更の届け出をしなくてはなりません。

ただし例外があり、マイナンバーと基礎年金番号が紐づいている従業員の場合は社会保険の住所変更の手続きが不要となります。住民票の移動と共に社会保険の登録情報が自動で更新されるためです。

また、会社は従業員の給料から住民税を天引きしています。住民税はその年の1月１日に居住していた自治体に納付するため、年の途中に転居しても納付先は変わりませんが、年末調整の際に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」に新しい住所を記載する必要があります。記入漏れなどのトラブルが発生する可能性があるため、従業員は早めに住所変更を伝えておかければなりません。

◆引っ越し時の保険証の住所変更手続き方法を解説！期限はいつまで？
◆引っ越し時の住民税の基礎知識｜納付方法と知っておきたいポイント

通勤手当の支給を適切に受けるため

引っ越しにより通勤経路が変わると、それに応じて交通費が変わることが多いため、住所変更の届け出が必要です。交通費が安くなったのに住所変更・経路変更を申し出なかった場合、通勤手当を不当に多く受け取ることになります。その結果、会社から超過分の交通費の返還を求められたり、処分を受けたりする可能性があるため注意しましょう。

緊急時の安否の連絡・確認に必要なため

就業規則に違反するため

ほかに考えられる住所変更の届け出が必要な理由として、就業規則への違反があります。会社によって異なりますが、住所に変更が生じたときは速やかに記入し届け出るよう、就業規則に記載されていることがあります。就業規則に従わないと処分を受ける可能性がありますので、注意しましょう。

• 書面で伝える場合
• メールで伝える場合
• 電話・口頭で伝える場合

書面で伝える場合

上司には対面で報告しておくほうが良いでしょう。直前の報告を嫌がる上司もいますし、職場によっては上司から総務に届け出る場合もあります。報告の際、新居の詳細な住所を教える必要はありません。例えば「6月から新宿に住むことになりました」などの情報にとどめておいても大丈夫です。

メールで伝える場合

書類での報告が必要ない場合や、メールで書類の発行を依頼したい場合は、総務部や人事部にメールで引っ越しの連絡をしましょう。

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【メールで引っ越しする旨を伝える場合の例文】

総務部人事課
ご担当者　様
 
お世話になっております。
〇〇部の〇〇と申します。
 
この度引っ越しをすることとなりましたので、以下のように住所が変更になることをご報告いたします。
 
旧住所：〇〇県〇〇市〇〇〜
新住所：〇〇県〇〇市〇〇〜
 
なお、最寄り駅、通勤経路、会社までの所要時間は以下の通りです。
 
最寄り駅：〇〇線〇〇駅
通勤経路：〇〇
会社までの所要時間：約〇〇分
 
ほかに必要な手続きがございましたらご教示いただけますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、手続きのほどよろしくお願いいたします。

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書類での手続きが不要な場合はメールの送付で届け出は完了しますが、書類の取り寄せのために送付する場合は、メール送付後に「書面で伝える場合」と同様の手続きが必要ですのでご注意ください。

電話・口頭で伝える場合

基本的に電話や口頭での伝達のみでは、住所変更の手続きは完結できません。

電話や口頭でどのような手続きが必要かを聞いた後、書面で報告する形となります。

ただし、直属の上司や同僚に対しての報告は、電話や口頭のみでも問題ありません。その際、詳細に住所を伝える必要はないので、引っ越しの報告だけ行いましょう。

• 誰に報告すればいい？職場の上司・同僚に先に報告すべき？
• 引っ越し先の住所をオープンにしたくない場合は？
• 引っ越し理由を伝えるべき？
• 引っ越したことを会社に報告しないとどうなる？
• 引っ越しを会社に報告するタイミングは？

誰に報告すればいい？職場の上司・同僚に先に報告すべき？

前述のとおり、まずは総務や人事の担当者に報告して手続きを進めましょう。

基本的に上司や同僚に報告する義務はありません。上司から総務部に連絡する決まりになっている場合や、個人的に報告したい場合は伝えましょう。

引っ越し先の住所をオープンにしたくない場合は？

引っ越し先の住所をオープンにしたくない場合でも、会社には住所の変更を届け出なければなりません。最初にお伝えしたとおり、保険料や税金、通勤手当等の支払いにかかわるからです。

女性の一人暮らしで防犯対策をしたい、ストーカー被害で内密に引っ越しをしたなどの事情で、ほかの社員や上司に知られたくない場合は、総務部に事情を説明して個人情報管理の徹底をお願いしましょう。会社には、従業員の個人情報を適正に管理する義務があります。

引っ越し理由を伝えるべき？

基本的に引っ越しの理由を伝える必要はありません。

会社への住所変更の届け出は義務付けられていますが、提出書類に引っ越し理由を書く必要はないです。上司に対しても、「同棲するため」など引っ越しの理由や事実を伝える必要もありません。

個人的に報告したい場合のみ、引っ越し理由を伝えるとよいでしょう。

引っ越したことを会社に報告しないとどうなる？

もし会社に引っ越したことを報告せず後に発覚した場合、以下のトラブルが発生する可能性があります。

住所変更をせず、古い住所のまま住民税の支払い手続きを行ってしまうと、新住所の自治体に住民税が納税されず税金未納者として扱われる可能性があります。

また、新住所でかかる交通費よりも多くの通勤手当を受け取っていた場合、横領扱いとなり差額の変換を要求されるケースもあるでしょう。

会社の就業規則には「住所変更は速やかに会社へ届けること」と記載されているケースがあります。届け出ないと就業規則違反となり、罰則が科される恐れもあります。

重度の問題や故意の未報告があった場合、懲戒処分となる可能性もあるので、引っ越し先・引っ越し日が決まった時点ですぐに会社へ報告しましょう。